浅谈如何加快县级数字档案馆建设

 

 

 

    近几年来,随着办公自动化及数字化信息管理的进一步普及与完善,信息化、数字化、网络化成为世纪科技发展的主流,数字化档案管理技术将促进档案事业新的发展,对档案的现代化管理具有十分重要的意义。如何加快数字化档案馆的建设一时成为各级档案部门普遍关注的热门话题。笔者根据本地区近几年的建设数字档案馆的特点及工作情况谈一点粗浅的看法,与各级档案同行商榷。

 

 一、加快档案工作信息自动化进程,必须选准工作定位,明确主攻方向

 

    近几年来,各级档案部门都十分注重抓业务建设,也创造了许多适合本地特点的档案工作思路和方法,各项业务工作已走向正规,对当地经济和社会发展起到了积极作用。在这种情况下,仅仅围绕传统档案管理模式做文章,难以有大的作为,而要实现抓特色、抓亮点的要求,就必须打破老圈子束缚。近年来,我们通过进行深入调查研究认为,加快档案事业的发展,必须在实现信息化上有所突破。为此,我们确立了进行档案信息化建设的思路:

    一是坚持长远规划与近期目标相结合。我们认为,作为县级档案部门,由于受人才、财力制约,实现数字化档案馆不可能一蹴而就,必须制定长远规划,分步实施。为此,我们制定了建设数字档案馆的远景规划与近期目标,确定分三步走。第一步是扩大电子文档的接收范围,编制相应检索工具,提高检索速度,为利用者提供了方便、快捷的服务;第二步是筹建档案馆内部局域网络,开通馆内局域网,实现网内档案信息资源共享。第三步是建档案信息网站,实现档案工作面向社会。

    二是坚持全面推进与重点突破相结合。建设数字档案馆需要做的工作很多。我们觉得,各项工作不可能齐头并进,必须抓住一点,集中突破,以此带动各项工作整体推进。馆藏案卷目录录入是基础性工作,也是需要近期攻克的难点。为此,我们把录入作为首要任务,采取分阶段集中录入的办法,将录入任务层层分解到个人,限定时间完成,营造了扎实、积极、高效的工作氛围。

    三是坚持硬件投入与软件开发相结合。近两年,我们先后购买了10台计算机和扫描仪、复印机、照相机、刻录机等设备,并对档案馆舍进行了大规模的修缮改造,硬环境有了较大突破,促进了档案信息化工作的开展。在此基础上,我们把加强软件开发作为推动档案信息化建设上档次、上水平的关键环节,根据馆藏特色档案资料的的价值和基层利用情况,不断研究先进的检索方式,将利用价值较高、利用频率较高的工商企业信息、房产存根信息、革命历史档案、征用土地档案信息等档案资料输入计算机,并编制相应的计算机检索程序,先后开发了“蓬莱市工商注销企业档案管理系统”、“蓬莱市房产存根档案检索系统”等5套计算机软件,使档案管理人员从繁琐的手工检索工作中解脱出来,大大提高了查询速度,方便了基层和群众的利用,取得了较好的经济效益和社会效益。

 

二、建设数字档案馆,必须突破资金瓶颈,完善基础设施

 

    建设数字档案馆,资金不足成为制约瓶颈。我馆每年财政拨款连日常办公经费都难以保证,为此,我们把全方位、多渠道筹集资金作为建设数字档案馆的首要任务。采取了多条腿齐步走的方法,取得了一定的成效。

    一是争取财政拨一块。多与市级分管领导沟通、汇报,积极提出意见建议,引起领导的关心和重视,获取认可和支持,并在资金上给予倾斜。近几年来,我们通过努力,积极争取财政多次拨款,基本满足了办公需要。

    二是拓宽服务领域创一块。我们通过与物价部门协商,先后举办档案专业技术干部培训班、归档文件整理培训班、企业档案管理人员培训班等,以收取培训费的形式创收,补贴经费不足。同时我们扩大有偿服务的范围,在文书立卷工作中聘请退休的老同志对立卷单位进行立卷、完善封面、打印目录等一条龙服务,每卷按照一定的标准收取服务费用,既加快了立卷进度,又提高了案卷质量。另外,我们还在搞好各项服务的同时,寻求援助,取得了市直部门和乡镇的无偿资金援助,缓解了建设资金不足的压力。

    三是压缩开支挤一块。我们本着勤俭持家、节约开支办事业的原则,对馆内的各项开支进行把关,严格审批程序,确保收支平衡。比如,我馆过去电话费居高不下,挤占了很大一块经费,今年以来,将原有电话改为磁卡电话,使电话费由过去每月六七百元下降到二百元左右。

 

三、建设数字档案馆,必须讲究工作方法,引起社会关注

 

建设数字档案馆,仅靠我们自身能力是难以做到的,尤其是需要市委、市政府和业务上级的支持。为此,我们注意改进工作方法,确立有为才能有位的思想观念,积极稳妥的开展各项工作,引起上级领导和社会各界对档案工作的关注。

一是注意加强与市委分管领导的沟通。近年来,我们反复向市领导汇报建设数字档案馆的设想和档案信息化建设的工作打算及合理化建议,使其进一步了解档案工作,明确档案信息化建设的难度与主要任务,成为我们开展工作的坚强后盾。

二是注意争取上级业务部门的支持。在数字档案馆建设过程中,我们遇到很多困难,为此,我们及时向市局请教,市局对我们的档案信息化建设工作给予了大力帮助,多次提出指导性建议,有效促进了工作的进展。

三是注重提高档案部门的地位,我们档案馆归口市委办公室领导。我们充分利用这一优势,不断扩大档案工作的影响,开会,发文,主要以市委办行文为主。对各级各部门的档案检查,也以市委办的名义进行通报,例如,2002、2005年我们分别以市委办、政府办名义下发了加强档案管理现代化和配置档案管理计算机软件的通知,这样一来,既方便了我们开展工作,又使档案工作越来越引起重视。四是注重排忧解难,增强亲和力。我们十分注重为同志们解决后顾之忧,在职工及亲属生病时,馆里所有领导都去看望;另外我们还在组织人事调动、毕业生分配、职称、工资待遇、职务晋升、福利分房等方面,都靠上去竭尽全力的做工作,力求尽善尽美,使全员能够以饱满的热情投入到工作中,促进了档案信息化建设的跨越发展。

蓬莱档案馆 郭增林

 

 

 

 

 

 


   
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